Come un bot per commercialisti può registrare ed analizzare 4000 fatture mentre sei in vacanza al mare in Sicilia.
Come gli studi piu’ all’avanguardia utilizzano i bot Intelligenti per migliorare i servizi ai loro clienti, diminuire i costi di servizio ed aumentare la profittabilità della loro attività.
Si e’ proprio vero, il titolare dello studio Rossi di Roma si trova in vacanza in Sicilia, è al mare con la propria famiglia e tra un tuffo ed un altro si collega al cellulare con il proprio studio. Sono rimaste circa 5000 fatture arretrate da registrare, riconciliazioni da calcolare e diverse scadenze per cui avvertire i clienti. Ma non c’e’ problema perche’ in studio a Roma ha lasciato un impiegato che continua a lavorare, giorno, notte, festivo e feriale e non ha recriminazioni salariali alcune. Nella fattispecie c’è un bot costruito con la tecnologia LowCode che sta registrando migliaia di fatture nel breve giro di 48 ore.
Non e’ l’apertura di una novella futuristica, ma la vera descrizione della realtà di uno studio italiano e di diversi altri del nostro tempo.
Dopo il lancio del corso di soluzioni operative d’ intelligenza artificiale, diversi studi italiani, stanno passando dalle nozioni teoriche all’applicazione pratica. E stanno portando diverse innovazioni nei loro studi, specialmente nei settori di:
-registrazione contabile
-riconciliazione
-comunicazione al cliente
-Controllo di gestione
-Analisi di tipo finanziario
Ma quali sono le esigenze che spingono questi studi a capire prima il vantaggio dell’ automazione intelligente e poi effettivamente a ricercare partners che possono implementare soluzioni tecnologiche efficaci per i loro studi?
Nel prosieguo spiegheremo alcuni dei trend che abbiamo osservato nel realizzare soluzioni software per studi italiani di varie dimensioni e specializzazioni.
Fondamentalmente gli studi hanno 5 obiettivi principali quando decidono di investire risorse finanziarie nella customizzazione di soluzioni tecnologiche per i loro processi produttivi:
- Eliminare l’obbligo per gli operatori di attendere le operazioni al computer, disaccoppiare quindi il tempo impiegato nel data entry, magari spostandolo la notte, da quello in cui i dipendenti sono obbligati a rimanere al computer.
- Fornire un ambiente di lavoro meno noioso e ripetitivo, aumentando così’ il grado di soddisfazione del personale, che lo studio vuole trattenere con se ancora per diversi anni. Spesso questi bots sono, contrariamente a quanto si possa pensare, accolti con entusiasmo dal personale.
- Aumentare l’ immediatezza dei servizi ai clienti, questo vale sia per la messa a disposizioni di dati che per il monitoraggio di eventuali alert e comunicazioni dell’ agenzia delle entrate. Vale anche per ricordare ai clienti scadenze e richiedere agli stessi delle autorizzazioni a pagamenti come per esempio il pagamento degli F24.
- Creare un searchable database, ovvero una grande tabella di dati, pre e post registrazione fattura su cui poi andranno costruiti servizi di analitica descrittiva. Questi servizi sono finalizzati alla ritenzione del cliente ed a semplificare la comunicazione dell’andamento finanziario del business.
- Esplorare lo sviluppo di servizi di analitica predittiva: attraverso la creazione di banche dati completamente fruibili senza limiti alcuni nella ricerca, segmentazione e scarico di dati. Tali servizi vengono visti come un’opportunità per incrementare il fatturato e convincere il cliente ultimo ad investire di più nella relazione con lo studio.
Cerchiamo di approfondire alcune di queste tematiche per comprendere meglio i benefici di quello di cui parliamo.
Migliorare senza se e senza ma la gestione del tempo.
Sebbene potrebbe non apparire immediatamente chiaro, la possibilità di evitare che l’operatore sia costretto a rimanere davanti al computer durante operazioni di data entry, oppure debba chiamare i clienti uno ad uno, porta ad una profonda trasformazione dei cicli di lavoro e della produttività.
Infatti la questione centrale da capire e’ che si passa da una organizzazione del lavoro reattiva, basata sempre sull’inseguire la prossima scadenza, ad una organizzazione invece predittiva, Nel senso che si possono pianificare le ore ed i momenti della giornata da dedicare a talune attività ripetitive.
Questo è possibile perché con l’ utilizzo dei bot e dell’ automazione intelligente, la funzione dell’ operatore varia dall’ essere un esecutore di mansioni, a diventare un controllore ed un soggetto che fornisce feedback alla macchina sul suo operato.
Tecnicamente, questa variazione di processi di lavoro, si ottiene dotando i bots della capacità di monitorare le loro performances attraverso dashboards riassuntive. Ma anche dando all’operatore umano la possibilità di interagire con il bot e suggerire delle decisioni che sarebbero troppo difficili per il bot da prendere in autonomia.
Non solo questa variazione porta ad una netta ottimizzazione del tempo delle risorse umane, ma, rende il lavoro molto più interessante. Aumenta la componente analitica e di decisionalità su quella ripetitiva e pronta all’ errore.
Il tesoretto che non sapevi di avere: i searchable database
Un altro aspetto centrale dell’utilizzazione di bot basati sull’ automazione intelligente, è la valorizzazione economica dei dati presenti nei database dell’ufficio. Fino ad ora la maggiorparte dei dati contabili erano contenuti nel gestionale e potevano essere estratti solo attraverso delle limitazioni della user interface. I dati inoltre non possono essere interrogati con delle query più o meno complesse e non tutti i dati venivano messi a disposizione dell’ utente.
Le cose però cambiano grazie alla fattura elettronica ed al bot. Qui è veramente possibile creare delle banche dati dove ogni linea di fatturazione e’ rappresentata da più di 25 colonne con informazioni concernenti gli aspetti prima e dopo la registrazione.
Questo è oro vero e proprio, perché ci permette di fare operazioni di mining dei dati e di analitica descrittiva che ci danno la possibilità di creare nuovi servizi. Servizi che possono così essere rivenduti ai clienti.
Uno dei migliori investimenti che tu abbia mai fatto: ritorno d’ investimento nettamente più alto di quello che avresti dal MIB!
E’ stato un nostro interesse ed obiettivo sin dall’inizio di questa attività in italia di essere in grado di quantificare l’effettivo ritorno per chi investe in queste tecnologie ed in innovazione di processo.
Soffermiamoci per un attimo su quali studi tendono ad acquistare i bot intelligenti per capire il loro ritorno d’ investimento…
In taluni casi questi studi risentono fortemente del carico di lavoro e non riescono più ad offrire un servizio qualitativo simile al passato. Per cui cercano approcci che gli permettano di aumentare il loro volume di operazioni senza essere costretti a dare una parte del lavoro in outsourcing e quindi perdere il controllo in qualità.
Alcuni di questi studi, hanno gia’ stipulato contratti di outsourcing onerosi che vanno dai 10k/Euro ai 25K/ euro annuali. In tutti questi casi la tecnologia porta subito ad un impatto economico rilevante sia in termini di ore lavoro risparmiate sia in termini di eliminazione o riduzione di contratti in outsourcing, ed infine, migliorare subito la qualità del lavoro.
Il rapporto costo beneficio varia da caso a caso. Tipicamente il ritorno d’ investimento è proiettato tra x2.5 fino a x4 su base annuale. Significa che per ogni euro speso se ne risparmiano in media 2.5-4.
Il valore più alto, ovvero 4 euro risparmiati per ogni euro investito, si realizza con studi che hanno volumi importanti tipicamente sopra le 200-250 fatture al giorno e una base cliente con cui comunicare sopra i 200.
Ma il volume delle operazioni correnti non è il solo driver del ritorno d’ investimento. Un altro importante parametro e’ la tipologia del servizio offerto al cliente finale ed il prezzo. Per gli studi, anche di dimensioni più piccole, che fanno dei servizi di business intelligence ed analisi dati il centro della loro attività, il ritorno d’ investimento nell’ uso dei bots è anche qui alto.
Semplicemente perché si mette a disposizione del commercialista sia più tempo per l’ analisi dei dati sia più dati su cui creare delle dashboards per i clienti.
Ma soprattutto si da al commercialista la possibilità di essere creativi e di specializzare i servizi per i loro clienti a marginalità più alta.
Solo dei partners con la giusta esperienza ti possono dare i risultati che cerchi
Tuttavia, riuscire in questo risultato non è cosa banale e richiede delle expertise di sviluppo di prodotti intelligente significative. Infatti, sono tanti i trade off su cui bisogna ragionare per garantire allo studio un buon ritorno d’ investimento.
Da un lato si può semplificare il problema troppo in una maniera tale che il flusso di lavoro manuale non sia ridotto a sufficienza. Questo per esempio si verifica quando la precisione ed errore di processo sono calibrati troppo grossolanamente.
Oppure la granularità dei dati non sia sufficiente per costruire nuovi servizi a valore aggiunto.
All’ altro estremo, c’è quello di tentare di costruire un bot super intelligente con un alto grado di precisione e bassissimo errore. Qui il rischio e’ quello di creare un obiettivo tecnicamente fattibile solo con decine di migliaia di euro d’investimento e quindi vanificare i ritorni nei primi 24 mesi.
Bilanciare questi due estremi e’ tanto un’arte quanto una scienza, e richiede molta esperienza operativa con i sistemi intelligenti. La scelta del giusto trade off e’ anche fortemente influenzato dalla filosofia degli studi. Per taluni studi eliminare la presenza dell’ operatore davanti al computer è un assoluto must mentre per altri mantenere l’operatore davanti al pc e’ tollerabile.
Le soluzioni realizzate per gli studi da Innodemia, in questo momento fanno uso dell’ approccio “human in the loop”, ovvero un approccio dove l’ operatore dedica solo alcune ore al giorno per verificare o correggere le decisioni dei bots da un unico pannello di controllo.
Da dove puoi cominciare?
Se pensi che il tuo studio rientri nelle categorie di cui sopra abbiamo parlato e possa beneficiare di migliaia di euro annuali di valore economico, qui ad innodemia ti offriamo 45 minuti di valutazione del tuo flusso di lavoro gratuitamente. Durante il meeting su zoom valuteremo insieme a te che benefici un bot potrebbe apportare ai tuoi processi e se il rapporto costo ritorno di investimento è conveniente nel tuo caso.
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